Privacyreglement Best Golf
Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Best Golf & Country B.V. ,(inclusief de vereniging Best Golf & Country Club) hierna Organisatie. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) , ook wel GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd, is Europese wetgeving die rechtstreekse werking binnen de Europese Economische Ruimte heeft. Deze heeft per 25 mei 2018 de regelgeving de Wet bescherming Persoonsgegevens, de WBP, vervangen.
AVG en bescherming van persoonsgegevens
De invoering van deze norm zorgt voor de (verplichte) deelname aan een bewustwordingsprogramma voor alle medewerkers en vrijwilligers over privacy en informatiebeveiliging. Het geheel omvat ons stelsel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en procedures voor de melding van incidenten, controlemechanismen, opleiding van medewerkers, evaluatie van activiteiten en continue verbetering. De directie van Best Golf en het bestuur van Best Golf & Country Club zijn eigenaar van dit programma.
Als Verwerkingsverantwoordelijke beschikt Organisatie over een gegevensverwerkings-administratie. Relevante aspecten hieruit leest u in dit privacyreglement. Dit register is onderdeel van het Informatiebeveiligingsbeleid en wordt evenals overige documenten met regelmaat geëvalueerd en waar nodig bijgewerkt.
In alle verwerkingen binnen onze organisatie gaan wij zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens en klantinformatie; de principes als opgesteld in de AVG zijn daarbij uitgangspunt.
Dit houdt o.a. in dat Organisatie:
- u op begrijpelijke en transparante wijze informeert over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
- persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde, welbepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
- passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
- u informeert over uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Organisatie worden verwerkt.
- niet meer of langer verwerkt dan noodzakelijk.
Doelstelling reglement
Door Organisatie worden persoonsgegevens van golfers bijgehouden en verwerkt in de administratie. De persoonsgegevens zijn door de golfers/abonnementhouders in vertrouwen verstrekt aan Organisatie en zullen daarom met zorg worden beheerd. Om deze reden is dit privacyreglement opgesteld. De doelstelling van de verwerking van de persoonsgegevens is het goed laten functioneren van Organisatie en haar activiteiten.
Algemene Begripsbepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de AVG daaraan toekent.
In dit reglement wordt verstaan onder:
Persoonsgegevens
Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt ten behoeve van Organisatie.
Verwerkingsverantwoordelijke
Directie Best Golf & Country B.V. en bestuur Best Golf & Country Club
Golfers/leden
Personen die via Organisatie de golfsport beoefenen, dan wel een lidmaatschap hebben van de vereniging
Betrokkenen
Alle golfers van wie persoonsgegevens worden verwerkt en/of degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Toegang tot persoonsgegevens
Het autoriseren van personen, werkzaam c.q. actief als vrijwilliger bij Organisatie en vereniging, tot het kennisnemen en eventueel muteren van persoonsgegevens.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens buiten BG.
Derden
Alle ingehuurde en/of niet tot BG behorende personen, bedrijven en/of verenigingen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van Organisatie. Bijvoorbeeld: de partijen waarvan Organisatie software licenties afneemt ten behoeve van haar activiteiten als exploitatie, bijvoorbeeld: Egolf4U, U-Ab en Skysource Cloudexperts.
Reikwijdte Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van golfers in de administratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in de administratie zijn opgenomen.
Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de administratie zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Doel verwerking van persoonsgegevens
Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van en het kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de administratie en communicatie van Organisatie;
• Om lidmaatschappen / abonnementen te kunnen registeren, organiseren en factureren.
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Om activiteiten en deelname van leden aan de door de vereniging
georganiseerde evenementen te kunnen registreren.
Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in dit reglement is aangegeven. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig deze doelstelling.
Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Golfhandicap
• Bankrekeningnummer
Verwerkingen van persoonsgegevens
Organisatie kent elektronische en papieren gegevensverwerkingen. In beginsel wordt van iedere golfer/abonnementhouder een elektronisch dossier aangelegd. Deze wordt vastgelegd in een ssl-beveiligde cloudomgeving op 100% Nederlandse servers. Deze is vooral voor het dagelijks gebruik (in de meeste gevallen wordt tevens een papieren dossier bijgehouden). Organisatie maakt gebruik van de persoonsgegevens van de golfers om de eigen administratie te kunnen uitvoeren en de noodzakelijke gegevens te kunnen communiceren met de golfers/leden.
Toegang tot de persoonsgegevens
De medewerkers (b.v. management, receptie, horeca en administratie) en vrijwilligers vanuit de vereniging (b.v. ledenadministratie, commissieleden, bestuursleden) van Organisatie hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Elk van deze personen hebben een geheimhoudingsplicht ter zake van de betreffende gegevens en hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend.
Elke golfer/lid heeft het recht op inzage van al zijn/haar gegevens welke vastgelegd zijn in de Egolf4U database. Elke lid heeft bovendien toegang tot Egolf4U en de mogelijkheid om de eigen gegevens te beheren.
Beveiliging van de persoonsgegevens
Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de gegevens voldoende beveiligd. De verwerkingsverantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op. De gegevens van de golfers/leden zijn alleen toegankelijk voor deze golfers/leden via de “login” middels een persoonlijke inlogcode.
HTTPS
Organisatie maakt in haar website (bestgolf.nl) gebruik van een Hyper Transfer Text Protocol Secure -protocol, afgekort HTTPS, is een uitbreiding op HTTP-protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Bij gebruik van HTTPS worden de gegevens versleuteld, bijvoorbeeld bij het invullen van een aanmeldformulier.
Technische werkzaamheden Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Voor zover dit externe dienstverleners zijn worden daarmee zodanige (verwerkings-/bewerkings-) overeenkomsten gesloten dat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd wordt.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Buiten Organisatie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt aan de “Players 1st ” NGF-module betreffende de enquête en inventarisatie van de klanttevredenheid . Buiten Organisatie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden gedeeld met software van derden waarvan een licentie is afgenomen door Organisatie, mits het delen van de persoonsgegevens past binnen de doelstelling als omschreven in dit reglement.
Buiten Organisatie zullen met uitzondering van bovenstaande zonder toestemming van de betrokkene geen persoonsgegevens worden verstrekt.
Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen gegevens
De betrokkene kan de door hem verstrekte gegevens te allen tijde aanvullen, wijzigen of laten vervallen. De betrokkene kan ook de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken zijn gegevens te wijzigen. De wijziging van gegevens wordt niet geaccepteerd in het geval daardoor het voeren van een correcte administratie wordt belemmerd.
Marketing en verkoopactiviteiten
Organisatie informeert golfers/leden graag over aanbiedingen, innovaties en overige relevante content met betrekking tot golf en horeca, conform de regelgeving die hiervoor van toepassing is, of omdat u hiertoe expliciet toestemming hebt gegeven. We kunnen dit doen per e-mail, nieuwsbrief of direct persoonlijk contact.
Vanzelfsprekend heeft betrokkende altijd het recht aan te geven hierop geen prijs (meer) te stellen.
Bewaartermijnen
Organisatie slaat uw persoonlijke gegevens niet langer op dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking..
Voor zover persoonsgegevens betrekking hebben op het lidmaatschap de vereniging geldt de termijn binnen 1 jaar na beëindigingsdatum lidmaatschap.
Voor zover persoonsgegevens betrokken zijn bij de financiële administratie van Organisatie geldt de wettelijke (fiscale) bewaarplicht van 7 jaar.
Overdracht van uw persoonsgegevens (dataportabiliteit)
U kunt ons verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Cookies
Wij maken op onze websites gebruik van cookies. U kunt cookies voor alle sites uitzetten via uw browser. Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer, tablet of mobiele telefoon ontvangt als u een website bezoekt. Cookies maken het bezoek aan de website van Best Golf gebruiksvriendelijker.
Waarom gebruiken wij cookies?
Best Golf gebruikt cookies om anoniem bij te houden hoeveel bezoekers de site krijgt, welke pagina’s bezocht worden en welke informatieaanvragen worden gedaan. De cookies die Best Golf gebruikt bevatten geen naam en adresgegevens; alleen gegevens betreffende uw gebruik worden opgeslagen (bezochte pagina’s, technische details en ip-adres). Deze gegevens dienen voor analyse van het gebruik en bezoek, zodat wij onze websites en apps kunnen optimaliseren en u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. Uiteraard gaan wij zorgvuldig met deze informatie om.
Wat gebeurt er als cookies uitgezet worden?
Als u uw cookies uitzet hebben wij minder inzicht in het (website)gebruik, zodat wij deze niet kunnen optimaliseren om u in de toekomst nog beter van dienst te zijn.
Afmelden cookies. Wilt u liever geen gebruik maken van cookies dan kunt u deze op elk gewenst moment uitzetten of verwijderen via uw browser. Instructies voor het aanpassen van de instellingen van de browser vindt u onder 'Help' in de toolbar van de meeste browsers.
Om bezoekers van websites meer keuze te geven over hoe hun gegevens worden verzameld door Google Analytics, kunt u ook de Google Analytics Opt-out Browser Add-on downloaden.
Vragen, verzoeken, klachten en toezicht
Het kan voorkomen dat u een vraag, verzoek of klacht hebt. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen;
Best Golf & Country B.V.
T.a.v. Veiligheidsconsulent
Golflaan 1
Telefoon: 0499 – 391 443
Email: info@bestgolf.nl
U ontvangt uiterlijk binnen 4 weken schriftelijk antwoord.
Versie 18022021 BG behoudt zich het recht voor om dit privacyreglement te wijzigen. Gewijzigde versies worden gedateerd gepubliceerd op onze website. Dit privacyreglement is voor het laatst bijgewerkt in februari 2020.